L’ufficiale di stato civile rilascia, nei casi previsti , gli estratti ed i certificati degli atti presenti nei propri registri che riguardano lo stato civile delle persone (eventi di nascita, matrimonio, unione civile, morte) , fatti salvi i divieti previsti espressamente dalla legge.
La certificazione riferita agli agli atti di stato civile viene rilasciata in tre modalità:
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certificati (questi contegono le informazioni più basilari, relative alla/e persona/e coinvolta/e ed all'evento)
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estratti per riassunto (questi oltre a contenere le informazioni contenute nei certificati, possono contenere delle ulteriori informazioni derivanti da annotazioni anche successive all'evento, informazioni significative che incidono sulle circostanze dell’atto -- esempio annotazione di divorzio in un atto di matrimonio, ecc)
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copie integrali dell'atto
La copia integrale di un atto di stato civile può essere rilasciata soltanto quando ne e' fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non e' vietato dalla legge. Le Pubbliche Amministrazioni hanno l'obbligo di acquisire d'ufficio le copie integrali degli atti utili in relazione a procedimenti di cambiamento di stato civile (ivi comprese le copie integrali degli atti necessari alle pubblicazione di matrimonio) e per motivi inerenti alle proprie finalità istituzionali. In linea di massima, pertanto, le copie integrali degli atti di stato civile potranno essere richieste dal cittadino soltanto nei rapporti tra privati o nell'ambito dell'attività giudiziaria, previa necessaria indicazione dello specifico interesse al rilascio.
Il richiedente inoltre dovrà specificare il motivo della domanda e se richiede un certificato/estratto in formato digitale oppure cartaceo.
Il certificato/estratto in formato digitale consiste in un file firmato digitalmente che sarà inviato all'indirizzo PEC o email del richiedente
Il certificato/estratto cartaceo invece sarà spedito all'indirizzo fornito dal richiedente tramite posta ordinaria.
Per la spedizione del cartaceo con altri mezzi postali (esempio raccomandata, posta celere o corriere) il richiedente deve sostenere i costi di spedizione oppure fornire busta preaffrancata.
Tutti i suddetti certificati, se destinati a uffici sia pubblici che privati italiani, possono essere sostituiti dall'autocertificazione, cioè da una dichiarazione scritta e firmata direttamente dal cittadino, che ha la stessa validità del certificato stesso.
